Vzorové dokumenty, smlouvy a formuláře ke stažení

Vzory smluv a podání - aktuální a prověřené

Jak v obchodní komunikaci správně formulovat oslovení a závěrečný pozdrav?

Mgr. Jan Táborský

Není pochyb o tom, že na celkovém vyznění každého dopisu, ať obchodního, či osobního, se významně podílí jeho zarámování úvodním oslovením a závěrečným pozdravem. Obě tyto povinné součásti dopisu vypovídají mnoho o vztahu pisatele k adresátovi a jsou významnými ukazateli formálnosti nebo naopak osobního ladění celé komunikace.

Oslovení

Oslovení (oddělované od vypsaného tématu dopisu obvykle dvouřádkovou mezerou, zarovnané od levé svislice, ukončené čárkou a následované odstavcem zahájeným malým písmenem) je tradičním počátkem vlastního textu dopisu. Neměli bychom jej vynechávat, ani když na straně adresáta neznáme žádnou konkrétní osobu. Využíváme pak všeobecných, anonymních oslovení typu Vážené paní, vážení pánové, Vážená paní, Vážený pane, Vážení klienti… (Internetová jazyková příručka doporučuje i o stupeň méně konkrétní oslovení Vážení, pravdou ale je, že poměrně velké množství lidí jej vnímá jako ironizující, méně zdvořilé.)

Známou osobu oslovujeme přednostně pracovní funkcí, např. Vážený řediteli, děkane, starosto, předsedo, redaktore, případně akademickým titulem, např. Vážený pane doktore, inženýre, magistře). Nižšími funkcemi a tituly (např. bakalář, diplomovaný specialista) neoslovujeme. Adresáta bez příhodné funkce nebo titulu oslovujeme Vážený pane/paní a jeho příjmením, např. Vážený pane Doležale, Vážená paní Tichá.

Oslovování adresáta funkcí nebo titulem a zároveň příjmením, např. *Vážená paní inženýrko Dvořáková, se nedoporučuje.

Při oslovování mladých a svobodných žen se dnes užívá (místo dříve obvyklého Vážená slečno) spíše obecně chápané oslovení Vážená paní (ve spojení s funkcí, titulem nebo příjmením). Oslovení se slovem slečna by dnes mohl někdo chápat jako příliš osobní (skrytě tematizující něco, co do profesního kontaktu nepatří, tedy rodinný stav či věk ženy); využívat jej případně můžeme pro velmi mladé dívky (např. patnáctileté).

Oslovení má být vždy v pátém pádu. Ponechání příjmení v prvním pádu je stylově nízké, velmi neformální.

V posledních letech se velmi rozšířilo nahrazování oslovení pozdravem, popřípadě zahajování dopisu kombinací pozdravu a oslovení (Dobrý den, popř. Dobrý den, pane Malíku). Tento způsob počátku dopisu, mající základy v mluvené komunikaci, je velmi neformální a hodí se pouze pro neoficiální komunikaci. Pokud jej používáme, je třeba pozdrav a oslovení oddělit čárkou (Dobrý den, pane Votápku), výjimkou jsou pouze případy, kdy jsou pozdrav i oslovení jednoslovné (Ahoj Martine).

Ve formální e-mailové komunikaci platí stejné zásady, je však relativně běžné, že při větší frekvenci e-mailů s ryze pracovním (popisným, věcným) obsahem se formálnost celé komunikace postupně snižuje a zvolna se přechází právě k užívání pozdravu místo oslovení. Při výměně až několika zpráv denně se někdy dokonce od jakýchkoliv úvodních formulí ustupuje a komunikace začíná mít některé rysy chatu.

Jednou z relativně častých chyb je počáteční velké písmeno u prvního slova odstavce následujícího za oslovením (zakončeným čárkou). Někdy ji vytváří přímo textový editor, který má pro počátek každého odstavce nastaveno velké písmeno jako povinné. Je dobré zvážit, zda není efektivnější si tuto automatickou funkci vypnout.

Závěrečný pozdrav

Závěrečný pozdrav se realizuje jako samostatný odstavec, zarovnaný vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Nabízí se několik základních typů:

  • Typ S pozdravem (s variantami Se srdečnými pozdravy, méně formálně také S přáním pěkného dne aj.): za ním se nepíše žádné interpunkční znaménko, spolu se jménem pisatele tvoří totiž jeden (kdysi dokonce větný) celek.

  • Typ větný s pokračováním (např. Zdraví…): i zde jde o jeden celek se jménem pisatele, opět tedy napíšeme žádné interpunkční znaménko.

  • Typ větný ukončený (např. Děkuji za spolupráci a těším se na naše setkání.). Podobné formule ukončujeme tečkou (v méně formální, emocionálnější komunikaci případně vykřičníkem).

Stáhněte si vzor obchodního dopisu zdarma.

Moderní je mluvit správně česky!

Prosvištěte si gramatiku pomocí 12 svižných lekcí on-line kurzu.

Studujte, kdy chcete, kde chcete, každá lekce Vám zabere cca. 1 hodinu Vašeho času.

Za jistotu v psaném I mluveném projevu to rozhodně stojí!

Objednávejte na www.spisovna-cestina.cz.