Zaměstnavatel musí shromáždit osobní údaje v souladu s GDPR (příp. se zákonem o ochraně osobních údajů), které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy a s trváním pracovního poměru, respektive dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce, a které zaměstnavatel nezbytně potřebuje k plnění povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy.
Před uzavřením pracovněprávního vztahu však musí mít písemný souhlas uchazeče o zaměstnání. Subjekt údajů (uchazeč o zaměstnání, respektive zaměstnanec) musí být budoucím zaměstnavatelem, respektive zaměstnavatelem informován o účelu zpracování osobních údajů a o právech a povinnostech zaměstnavatele při jejich zpracování.